函证数字化发展挑战

函证数字化发展挑战

高晓健

湖北经济学院 会计学院

摘要：随着信息技术的快速发展，函证作为商务活动中的重要环节，其数字化已成为不可逆转的趋势，函证业务正面临着从传统纸质模式向数字化模式转型的重要节点。本文展望了函证数字化未来的发展趋势和机遇，认为数字化将进一步提升函证业务的效率和质量，推动企业和机构间的合作更加紧密和高效。然而，在这一进程中，函证数字化面临着多方面的挑战。本文旨在探讨这些挑战，并提出相应的应对策略，以期为函证数字化的健康发展提供参考。

关键词：函证；数字化；机遇与挑战

一、文献回顾

函证程序是一种审计人员直接向外部第三方取证的实质性程序具有较高的可信度，是会计师事务所在日常审计工作中至关重要的一项实质性审计程序。刘晶（2022)认为能否准确高效的执行函证程序直接影响审计工作的执行质量和结果的可靠性、可信性。所以，确保函证程序的严格规范执行以及推进函证程序不断优化至关重要。

随着信息化时代的到来以及大数据技术的发展，传统函证流程的弊端逐渐显现出来。函证贺珊(2022)认为，纸质的银行函证存在很多不足，容易造成高成本低效率，影响审计程序独立性等一系列问题。贾文勤(2021)在回答中国会计报记者时说道目前银行函证存在四方面的问题，分别是效率不高经常出现回函延迟或不予回函的情况、银行账户众多导致函证成本太高、银行营业网点与企业关系密切容易发生舞弊和银行不实回函的问题。

而在数字化转型的背景下，赵成文，李家和(2021）通过分析证监会行政处罚书得出了现行函证流程存在的各种问题，并结合“互联网+”的背景从事务所、被询证单位和被审计单位三个方面提出了改进建议。覃光灵等（2020）提出随着AI技术在实际审计工作中的的广泛应用，一些深智能学习技术，能够完成审计工作中重复性较高的部分，实现自动化处理。

二、函证程序不当的情形

本文统计了二零一九至二零二二年三十四个省（市）证监会披露的会计师事务所违法违规行为处罚情况。经统计，各省（市）证监会此间共出具处罚二百七十八份，其中一百五十九份与函证事项有关，占比约百分之五十七。根据对处罚情况进行分析，总结出了从事务所发函到收到回函过程中易出现的问题： 

1、未准确核实被询证方相关信息

审计失败案例中，审计人员未核实被询证方名称、地址等相关信息，从函证发出前就没有确保相关信息的真实准确性，如果存在误差，那么获得的审计证据就无可靠性可言，后续得出的审计结论就会被误导。

2、事务所对函证过程控制不到位

函证过程中一般需要4次快递往来，事务所需对函证往来快递单、快递流转信息、收发件人信息等内容进行存证记录，在涉及的被审计单位与回函方数量多、分布杂的情况下，事务所难以保证对函证过程的完全控制。

3、底稿未保留收发函证证据或者未记录函证过程

审计人员如果没有保留收发函证据、没有记录相应的发函流程等，也就无法证实其已根据审计准则的规定恰当地实施了审计程序，不利于后续审计工作的展开。如中天运所审计底稿中留存的函证快递单不完整，对三十一家客户进行函证，发出快递单保留了二十五份，其余6份缺失，而这6家客户都存在销售业务造假的情形。

4、异常回函处理不到位

事务所收到纸质回函后需对回函内容、流程信息进行审查记录，有时会出现回函方与被询证者身份不一致，回函未签章等异常情况，需要事务所核查回函可靠性以决定是否对异常情况采取措施。但是在审计工作中，审计人员往往没有完整地执行函证程序，仅仅停留在收到询证函这一步，未重视后续评价工作。

5、对未回函的被询证单位未实行进一步审计程序

在审计失败的案例中，对于那些注册会计师在未收到客户回函的情况下，没有执行充分有效的函证替代程序，而恰恰那些客户就是被审计单位进行财务舞弊的对象。

三、函证程序不当的原因分析

1、函证程序成本高

注册会计师需要依据一系列流程执行函证程序，从确认函证对象，到询证函设计、收发函过程控制，最后对回函结果进行评价，整个过程比较复杂，任意一个环节没有充分执行就有可能遗漏关键信息，导致识别不出被审计单位的舞弊信号。而且在当下发函主要通过邮寄或者跟函两种方式，对于那些没有收到回函或者回函地址、盖章有异常的现象，注册会计师可能需要再次发函以确认所获证据的可靠性。由于询证函发函量大，邮寄费用也就相对较高，追加审计程序的成本就高。

2、函证程序效率较低

当采取跟函或邮寄的方式时，在邮寄询证函过程中会存在丢失、延误、被拦截等情形，而且等待收函的过程也需要一定的时间，时间过长就会影响函证效率；有时候被询证方不按要求回函或者不回函，都会影响审计的进度。

在采取跟函方式时，注册会计师会在被审计单位人员陪同下前往开户行进行函证，但不可避免会遇到一些问题，比如银行办理手续较烦琐，若一些银行没有专人负责回函业务，需要等待的时间就更长，影响整个审计过程的效率。

四、函证数字化面临的挑战

目前，函证数字化仍处于起步阶段。近几年，财政部等相关部门接连发文推进函证数字化的发展，并陆续在多地建立试点，加强银行函证数字化平台建设，加快推进函证集约化、规范化、数字化进程。函证数字化面临的挑战包括以下几个方面：

1、技术挑战

当前阶段，函证数字化的作用主要体现在对纸质函证的集中处理上。而函证数字化不仅要求函证中心能集中处理事务所的函证业务，还涉及会计师事务所如何与被审计单位做好电子函证的请求对接业务等问题，同时数字化函证需要使用先进的技术手段进行数字化、加密和存储，而这些技术手段需要不断地更新和升级，以应对不断变化的威胁。这些技术上的制约会影响会计师事务所函证数字化的进程。

2、数据安全挑战

数字化函证的安全性非常重要，需要通过加密、防火墙、访问控制等手段来确保数据的安全性，同时还需要应对黑客攻击、病毒感染等威胁。整体层面，事务所应当在信息技术的操作层面和函证程序的业务流程层面制定完善的安全机制，建立健全相关安全管理制度，完善信息安全保障措施，定期进行安全测评，保证在安全环境下实施函证数字化。

3、法律挑战

数字化函证需要符合法律法规的要求，包括国内外的法律法规、标准等，而这些要求可能随时发生变化，需要保持敏锐的法律意识和及时的调整能力。数字函证今后将会取代纸质函证成为最主要的函证方式，因此，需要完善数字函证的相关政策法规，如出台相关政策对函证系统的建设、使用，以及参与数字函证的主体进行规范；建立法律法规严格监管参与过程和参与主体等。通过完善数字函证的相关政策法规，促进数字函证的健康发展和广泛应用。

4、可信度挑战

由纸质方式的函证转为数字方式的函证，函证相关程序的要求和目的并没有改变，但是函证的方法和路径会发生变化，关键控制点和控制措施也会发生变化。然而，如何识别和应对这些变化还处于探索阶段，导致一些事务所对数字函证的可靠性和安全性产生怀疑。数字化函证所提供的证据需要具有可信度和可靠性，在与传统函证相比时需要经过特殊考察才能确定其证明力。

5、人员培训挑战

函证数字化要求审计人员具有一定的信息技术能力，能够将审计的专业判断嵌入数字化函证的过程中，从而有效提高审计质量。因此会计师事务所可以优化调整人才的引进制度，适当引入能够将审计知识、会计知识以及计算机技术相结合的复合型人才，为函证数字化建设的顺利开展提供必要的技术支持。

参考文献

[1]刘晶.函证在审计工作中的运用与优化[J].会计师，2022(10):66-68.

[2]赵成文，李家和.“互联网+审计”背景下函证程序优化研究[J].中国集体经济，2021(35):33-35.

[3]覃光灵，齐敦霖，韦小仙等.人工智能在财会领域的应用研究[J].中国管理信息化，2020(2):30-32.

[4]贺珊.浅析区块链技术在银行函证中的运用[J].科技经济市场，2022(7):25-27.

[5]秦溶苑.区块链技术在审计函证工作中的应用研究[J].财会通讯，2022(9):129-134